Nowoczesne biura charakteryzują się elastyczną, adaptowalną przestrzenią roboczą, która jest zoptymalizowana pod kątem zmieniających się potrzeb pracowników i ich zadań. Zarządzanie przestrzenią jest ważne zarówno ze względów ekonomicznych, jak i funkcjonalnych, zwłaszcza przy rosnącej popularności hybrydowych modeli pracy i częstych podróży służbowych. Ważna jest optymalizacja przestrzeni dostępnej w biurze i wprowadzanie zmian w jej układzie. Może się to wydawać skomplikowanym procesem, ale jest on niezbędny do efektywnego funkcjonowania organizacji. W tym artykule omówimy, jak zmaksymalizować przestrzeń biurową oraz jakie strategie i wskazówki są najbardziej przydatne.

Czym jest optymalizacja przestrzeni biurowej?

W czasach, gdy wiele firm decyduje się na elastyczny hybrydowy model pracy, wiele organizacji zmniejszyło wynajmowane lokale. Optymalizacja przestrzeni biurowej oznacza zarządzanie nią tak, aby była jak najbardziej wydajna. Kluczowe jest ustalenie, czy liczba metrów kwadratowych jest wystarczająca dla komfortu pracowników i sprawnego funkcjonowania biura. Jeśli przestrzeń jest niewielka, można spodziewać się spadku produktywności ze względu na poczucie braku prywatności w pracy. Może również wystąpić zwiększony poziom hałasu i problemy z koncentracją podczas wykonywania trudniejszych zadań. Duża ilość wynajmowanej powierzchni w stosunku do liczby pracowników (pojawiających się w firmie) spowoduje nieefektywne wykorzystanie przestrzeni biurowej. Skutkuje to stratami dla najemcy.

Analiza potrzeb i wymagań pracowników

Każda firma, niezależnie od wielkości, działa inaczej. Zespoły mogą pracować zdalnie, w modelu stacjonarnym lub hybrydowo. Planując optymalizację przestrzeni biurowej, ważne jest, aby skonsultować się z ludźmi w organizacji i wziąć pod uwagę ich opinie. Aby zaprojektować biuro, które jest funkcjonalne, wygodne i sprzyja wydajności, ważne jest, aby skonsultować się i porozmawiać z zespołem.

Meble modułowe do nowoczesnego biura

Opinia ekspertów

Miejsce pracy dostosowane do potrzeb pracowników może zachęcić ich do powrotu do pracy i stanowić alternatywę dla biur domowych. Wykorzystanie ergonomicznych mebli do planowania wykorzystania przestrzeni biurowej może poprawić komunikację, kreatywność i ogólne samopoczucie. Optymalizacja wykorzystania wynajmowanych biur wymaga przeanalizowania potrzeb pracowników.

Eliza Donek jest Product Managerem w firmie Mikomax.

Zapewnij łatwy dostęp do wszystkich obszarów biura

Produktywność ludzi wzrasta, gdy mogą pracować w biurze sprzyjającym wypełnianiu obowiązków zawodowych, a jednocześnie spędzać czas w kreatywnej atmosferze. Ważne jest, aby starannie zaplanować przestrzeń, biorąc pod uwagę różne strefy aktywności, od obszarów do skoncentrowanej pracy, przez sale konferencyjne, po przestrzenie relaksacyjne.

Taka organizacja biura pomaga wyeliminować przerwy i rozpraszacze, pozwalając na płynniejszy przepływ pracy. Pracownicy mogą bardziej skoncentrować się na swoich zadaniach, gdy różne obszary są łatwo dostępne. Zmniejsza to również czas tracony przez pracowników na poszukiwanie dokumentów lub materiałów.

Podziel otwarte przestrzenie na obszary funkcjonalne

Możemy zoptymalizować wykorzystanie przestrzeni biurowych po zebraniu i przeanalizowaniu informacji na temat potrzeb różnych zespołów i pokoleń pracowników, a także rodzajów wykonywanych przez nich zadań. Możemy ustalić, że sale konferencyjne są często niewykorzystywane, analizując częstotliwość ich użytkowania. Można je przekształcić w ciche, skoncentrowane miejsca pracy lub strefę relaksu.

Hot desking może być świetnym sposobem na wspieranie elastyczności i innowacyjności w biurach hybrydowych. Przeczytaj więcej o tej koncepcji we wpisie na blogu: Dlaczego warto wprowadzić hot deski w biurze? Jak zrobić to poprawnie?

Aby jak najlepiej wykorzystać otwartą przestrzeń, ważne jest, aby zidentyfikować dominujące style pracy w naszych zespołach. Można to zrobić przeprowadzając ankietę. Pozwoli to na stworzenie stref funkcjonalnych, dedykowanych konkretnym zadaniom i poprawi jakość pracy.

Elastyczna aranżacja i wykorzystanie przestrzeni biurowej

Elastyczne przestrzenie do pracy pozwalają na łatwą modyfikację w celu spełnienia bieżących celów biznesowych lub wielkości zespołu pracującego nad konkretnym projektem. Te dynamiczne biura zachęcają do socjalizacji, kreatywności i współpracy na wielu poziomach.

Polecany artykuł: Dynamiczna przestrzeń biurowa - moda czy trwały trend?

Dynamiczne aranżacje przestrzeni biurowej - moda czy trwały trend?

Dlaczego meble modułowe i mobilne to przyszłość wydajnych biur?

Meble modułowe są innowacyjne, ponieważ umożliwiają łatwą rekonfigurację przestrzeni biurowej w celu spełnienia różnych wymagań ergonomicznych i funkcjonalnych. Pozwalają one na płynne dostosowanie przestrzeni do zmieniających się potrzeb firmy.

W nowoczesnym miejscu pracy pracownicy często muszą równoważyć potrzebę skupienia i współpracy - spędzając godziny na skoncentrowanych zadaniach, aby następnie przejść do energetyzującej sesji burzy mózgów lub formalnej dyskusji z przełożonym. Niemożliwe byłoby przeznaczenie oddzielnych pomieszczeń do wszystkich tych zadań, aby pomieścić dużą liczbę pracowników. Rozwiązaniem jest zastosowanie systemu modułowego Ligo, z którego można budować różne meble, oraz mobilnych ścianek Soniq z kółkami zamocowanymi w stopach stabilizujących. Biurowe ścianki działowe są nie tylko mobilne. Ścianki Soniq są dostępne w szerokiej gamie kolorów i rozmiarów. Można je również łączyć prostopadle lub szeregowo.

Ważne jest, aby dostosować biuro do potrzeb różnorodnych i dynamicznie zmieniających się zadań. Zwiększy to wydajność i stworzy środowisko, które inspiruje, motywuje i promuje dobre samopoczucie pracowników.

Równowaga między przestrzenią formalną i nieformalną

Podczas projektowania biura ważne jest, aby wziąć pod uwagę każdą strefę i dostosować ją do jej funkcji. Strefy formalne, takie jak sale konferencyjne i stanowiska pracy, powinny być wyposażone w nowoczesne stoły konferencyjne, odpowiednie biurka i technologię umożliwiającą efektywne wykonywanie zadań i profesjonalne spotkania.

Meble komfortowe powinny dominować w przestrzeniach nieformalnych, takich jak strefy relaksu czy strefy socjalne. Tapicerowane sofy i fotele Packman to doskonały wybór do nieformalnych rozmów i relaksu. To właśnie tutaj należy zachęcać do spontanicznego budowania relacji i wymiany pomysłów w relaksującym otoczeniu.

Projektując biuro, warto zainwestować w elastyczność i różnorodność, aby móc dostosować się do ciągle zmieniającego się świata pracy.

Hot desking to nowoczesny sposób organizacji stanowisk pracy

Hot desk to model zarządzania przestrzenią biurową, który jest często stosowany w połączeniu z zespołami hybrydowymi. W tej koncepcji biurka nie należą do jednej osoby. Zamiast tego pracownicy mogą w dowolnym momencie wybrać własne stanowisko. Hot Desking pozwala firmom obniżyć koszty poprzez zmniejszenie liczby nieużywanych biurek. System ten promuje również interakcję między pracownikami z różnych zespołów i dziedzin.

Hot desking promuje elastyczność, ponieważ pracownicy mogą wybrać miejsce pracy, które odpowiada ich nastrojowi, projektowi lub potrzebom. Koncepcja ta jest odpowiedzią na zmieniające się realia na rynku pracy. Elastyczność, mobilność i wielofunkcyjność są obecnie niezbędne w tworzeniu efektywnego środowiska pracy. Aby skutecznie wdrożyć tę strategię, należy zainwestować w odpowiedni sprzęt biurowy. Ważne jest, aby wyposażyć miejsce pracy w odpowiednie meble, w tym biurka Stand Up R z ręczną regulacją wysokości i nowoczesną technologią zarządzania przestrzenią.

Równoważenie prywatności i otwartości w biurze

Obecnie biura są miejscami, w których spotykają się pracownicy z różnych pokoleń. Ich oczekiwania względem środowiska pracy są różne. Podczas optymalizacji przestrzeni biurowej ważne jest, aby zrównoważyć potrzebę prywatności i otwartości. Akustyczne panele ścienne w formie drzew można umieścić w pobliżu biurek, aby sprostać tym wyzwaniom. Te eleganckie i funkcjonalne rozwiązania pasują do biofilicznych projektów i wspierają komfort pracowników.

Jak osiągnąć równowagę między koncentracją a współpracą?

Sztuką jest zaprojektowanie otwartej przestrzeni do pracy, która zachęca do współpracy i pozwala pracownikom skupić się na swojej pracy. Aby to osiągnąć, należy starannie zaplanować przestrzeń, wykorzystując różnorodne rozwiązania akustyczne, wizualne i inne.

Wprowadzając zróżnicowane strefy pracy, takie jak pokoje akustyczne do skupienia lub nieformalne miejsca spotkań, środowisko może dostosowywać się do zmieniających się potrzeb pracowników. Modułowe meble i mobilne ściany z panelami akustycznymi pozwalają na szybką rekonfigurację przestrzeni w celu zaspokojenia potrzeb różnych projektów i zespołów. Dywany i zasłony mogą być używane do pochłaniania dźwięku, zmniejszając hałas i poprawiając komfort.

Dlaczego strefy ciszy i spokoju są niezbędne?

Koncentracja na wykonywaniu trudnych zadań wymaga zapewnienia ciszy. Choć poziom hałasu w biurze zwykle mieści się w dopuszczalnych granicach, to nawet sporadyczne rozmowy telefoniczne czy konsultacje między współpracownikami mogą zaburzać koncentrację i rozpraszać uwagę. Zaplanowanie cichej strefy w biurze pozwoli pracownikom odciąć się od hałasu i chaosu otwartej przestrzeni i stworzyć optymalne warunki do pracy nad wymagającymi projektami. Można to osiągnąć za pomocą sal konferencyjnych lub kabin akustycznych w otwartej przestrzeni.

Magazyn pionowy i archiwum cyfrowe - krok w kierunku nowoczesnego, minimalistycznego miejsca pracy

Wysokość pomieszczenia możemy wykorzystać do stworzenia systemu z półkami i szafkami, które umożliwią nam łatwy dostęp do materiałów. Cyfrowa archiwizacja to krok w stronę nowoczesności, ponieważ nie tylko zmniejsza potrzebę fizycznego przechowywania, ale także sprawia, że informacje są bardziej dostępne. Rozwiązania cyfrowe pozwalają na sprawne zarządzanie danymi i organizację pracy. Zwiększają również wydajność. Rozwiązania te są krokiem w kierunku biura jutra, które jest nie tylko estetyczne, ale i funkcjonalne.

Jaki jest najlepszy układ biurka do komunikacji i współpracy?

Współpracownicy w wielu firmach są zobowiązani do ciągłej komunikacji, dzielenia się informacjami i wspólnego rozwiązywania problemów związanych z wykonywaną pracą. Aby skutecznie wspierać ten proces, przestrzeń biurowa musi być starannie zaplanowana. Obejmuje to rozmieszczenie mebli ułatwiające swobodny przepływ i wymianę pomysłów, dokumentów i informacji. W takim przypadku wyspowy układ biurek wydaje się być najlepszym rozwiązaniem.

Ważne jest, aby podzielić układy wielostanowiskowe na "klastry" składające się z dwóch lub czterech biurek, rozmieszczonych tak, aby pracownicy mogli swobodnie komunikować się ze sobą, siedząc naprzeciwko siebie. Innowacje, takie jak biurka z elektroniczną regulacją wysokości, mogą zwiększyć komfort i produktywność w pracy. Pozwalają one na dostosowanie stanowisk pracy do indywidualnych preferencji każdego pracownika. Układ z wyspami nie tylko tworzy ergonomiczne środowisko pracy, ale także sprzyja pozytywnym relacjom i atmosferze w zespole.

Polecany artykuł: Jak zaaranżować biurka w biurze, aby wszystkim pracowało się wygodnie i efektywnie?

Jak układ biura wpływa na dynamikę zespołu?

Układ biurek determinuje sposób, w jaki pracownicy komunikują się i współpracują. Optymalizując przestrzeń, celem powinno być stworzenie środowiska, które zachęca do naturalnej interakcji, przy jednoczesnym poszanowaniu potrzeby koncentracji i prywatności każdego pracownika. Grupowanie biurek w wyspy lub klastry może przyspieszyć proces podejmowania decyzji i umożliwić spontaniczną komunikację. Świetnym pomysłem jest zapewnienie pracownikom strefy prywatności w pobliżu ich stanowisk pracy, takich jak ściany biurowe lub doniczki. Odpowiednie rozmieszczenie takich klastrów w biurze może również pomóc uniknąć przeszkód i elementów rozpraszających uwagę, tworząc środowisko sprzyjające kreatywności i wydajności.

Zaplanuj swoje biuro na przyszłość!

Przejrzyj nasze meble biurowe, aby zmaksymalizować wykorzystanie przestrzeni.