Budżety powinny uwzględniać koszty przekwalifikowania pracowników w nowym biurze. Dzielenie biurek byłoby możliwe tylko na papierze, a nowe kostki akustyczne pozostałyby miłym elementem wystroju.
Wybór i aranżacja nowego biura wymaga dużego nakładu pracy i środków finansowych. Jeśli "projekt nowego biura" zakończy się w dniu przeprowadzki, może się okazać, że wysiłki te poszły na marne, ponieważ pracownicy mogą nie znać zalet drogiego ergonomicznego krzesła, które kupili, lub mogą bać się korzystać ze strefy chillout, ponieważ nikt nie wyjaśnił zasad. Nie będą czuć się komfortowo w nowej przestrzeni.
Office onboarding
Okres próbny to czas, w którym nowy pracownik zdobywa wiedzę, umiejętności i zachowania niezbędne do bycia efektywnym członkiem organizacji. Te umiejętności i wiedza pozwolą mu być skutecznym członkiem organizacji i tworzyć odpowiednie więzi ze współpracownikami. Czy to samo można powiedzieć o przestrzeni biurowej? Czy pracownicy powinni przechodzić tzw. onboarding w nowym biurze? Odpowiedź na to pytanie wydaje się oczywista, gdyż to właśnie pracownicy będą tworzyć nową przestrzeń po wejściu do niej. Każdego dnia będą odkrywać intencje architekta dla każdego metra. Nauczą się korzystać z nowych stref. Nie zapomną swojego starego miejsca pracy. Do nowego miejsca pracy zabiorą ze sobą trochę bagażu. W piątek spakują i przeniosą wszystko z biura w szarych pudłach. W poniedziałek rozpoczną pracę w nowym biurze. Niestety, nie będzie okresu przejściowego. W poniedziałek będą musieli jak najszybciej się rozpakować i wrócić do swoich obowiązków. Biuro zostanie odkryte na miejscu.
Tam, gdzie inni kończą, my zaczynamy
Warto zastanowić się, czy projekt nowego biura zakończy się na wykończeniu powierzchni pod klucz i przeprowadzce. Czy też oznacza to, że rozpoczyna się kolejny, być może najważniejszy etap, który zadecyduje o ogólnym sukcesie projektu? Po dwuletnim procesie poszukiwania, wykańczania i przeprowadzki do nowej siedziby, należy teraz skupić się na czymś innym. A raczej uwaga powinna zostać przeniesiona na kogoś innego: na ludzi. Powinieneś nauczyć ich, jak efektywnie i zgodnie z planem korzystać z przestrzeni. Chcesz mieć pewność, że dwuletnia praca nie pójdzie na marne, a pracownicy będą jak najbardziej wydajni i zadowoleni z każdego dnia spędzonego w nowym biurze.
Stare wzorce, nowe realia
Według badań psychologicznych zmiana nawyku zajmuje średnio 60 dni[i]. To więcej niż tylko kilka godzin, które będą musieli poświęcić na rozpakowanie swoich pudeł. Instynktownie będą próbowali dostosować swoje nawyki z poprzedniego biura do nowego - nawet najprostsze rzeczy, takie jak to, co robią po przybyciu do firmy, gdzie i jak jedzą lunch, piją kawę, dzwonią, spotykają się z szefem, czy siadam przy biurku każdego dnia, czy mam własną sypialnię. Stare nawyki mogą nie pasować do nowej rzeczywistości, zwłaszcza jeśli nowe biuro opiera się na współdzielonych biurkach, podczas gdy stare opierało się na tym, że każdy miał własne. Zmiany te mogą również zaskoczyć menedżerów, którzy wcześniej mieli własne pokoje, a teraz "okupują" pokoje do rozmów kwalifikacyjnych, jakby były ich biurami. Nowością są także kabiny akustyczne. Oznacza to, że rozmowy na korytarzu lub przy biurku mogą z czasem przestać być popularne.
Adaptacja: Lepiej uczyć niż gasić pożary
W ciągu ostatnich kilku miesięcy architekt, kierownik biura i konsultanci z różnych dziedzin podzielili biuro na strefy i nadali im znaczenie. Aby opracowana koncepcja, która odzwierciedla kulturę i misję firmy, nie poszła na marne, ważne jest, aby pracownicy dostosowali się do nowego miejsca pracy. Dzielenie biurek odejdzie do przeszłości, a nowe kostki akustyczne pozostaną ładnym elementem wystroju. Adaptacja to po prostu dostosowanie swojego zachowania do potrzeb sytuacji lub środowiska. Chodzi o to, by pomóc pracownikom zrozumieć powód zmiany i sposób wykorzystania stref w codziennej pracy. Ten rodzaj wsparcia minimalizuje stres, gdy pracodawca przewiduje obawy i pytania pracowników, takie jak: gdzie będę siedzieć, czy będą odpowiednie miejsca na spotkania burzy mózgów, czy w budynku będzie nawet kawiarnia?
Najlepsze praktyki, czyli oficerowie biurkowi i ambasadorzy zmian
Lista działań związanych z adaptacją do nowego biura może być bardzo długa i zależy od możliwości finansowych organizacji. Jeśli chcemy, aby adaptacja faktycznie miała miejsce, musimy uwzględnić tę pozycję w budżecie od samego początku zmiany. Przyjęcie inauguracyjne jest jednym z najbardziej opłacalnych, ale także skutecznych działań. Podczas "office-party" wszystkie obszary biura mogą być zaaranżowane w spektakularny sposób, aby pracownicy mogli je poznać i świętować rozpoczęcie pracy w nowej lokalizacji. Przewodnik po biurze można przygotować w formie elektronicznej lub papierowej. Dobrym pomysłem jest zorganizowanie warsztatów, które zapoznają pracowników z zasadami panującymi w biurze oraz dadzą im możliwość zadawania pytań i dyskusji. Należy pamiętać, że samo wyjaśnienie zasad zajmie tylko kilka minut, ale kształtowanie nawyków to długotrwały i złożony proces. "Ambasadorzy zmiany", którzy są wybierani przez pracowników do reprezentowania nowego biura i działania jako łącznik między kierownikiem a personelem, mogą być bardzo pomocni w codziennej pracy nad zmianą. Będą oni również w stanie monitorować wszelkie prośby i pytania ze strony pracowników. Z biegiem lat napotkasz wiele problemów.